[안양노무사]근로자 명부 및 계약서류의 보존

계약서 서류의 보존

제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법

사용자는 분쟁이 발생할 경우를 대비하여 근로자명부, 근로계약서, 임금대장 등 영으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 작성하여 3년간 보존해야합니다.

이 서류들은 향후 노사간 분쟁의 발생을 예방 또는 해결하는데 필수적인 자료로서 근로자 권익보호와 경영상 리스크 해소에 핵심적 역할을 하게 됩니다.

​보관해야 할 서류와 보존기간의 시작일

항목	보존기간(3년) 기산일
근로자명부	근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
근로계약서	근로관계가 끝난 날
임금대장	마지막으로 작성한 날
임금의 결정·지급방법과 임금 계산의 기초에 관한 서류	마지막으로 작성한 날
고용·해고·퇴직에 관한 서류	근로자가 해고되거나 퇴직한 날
승급·감급에 관한 서류	근로자가 해고되거나 퇴직한 날
휴가에 관한 서류	휴가를 완료한 날
탄력적·선택적 근로시간제, 근로 시간 특례 합의 등에 따른 근로자대표와의 서면합의서류	서면 합의한 날
19세 미만 연소자 고용시 연령을 증명하는 가족관계기록사항에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서	근로자가 18세가 되는날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)

근로자 명부

제41조(근로자의 명부) ① 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해서는 근로자 명부를 작성하지 아니할 수 있다.

② 제1항에 따라 근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다.

근로기준법

제20조(근로자 명부의 기재사항) 법 제41조제1항에 따른 근로자 명부에는 고용노동부령으로 정하는 바에 따라 다음 각 호의 사항을 적어야 한다.

1. 성명

2. 성(性)별

3. 생년월일

4. 주소

5. 이력(履歷)

6. 종사하는 업무의 종류

7. 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항

8. 해고, 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유

9. 그 밖에 필요한 사항

근로기준법 시행령

임금대장

제48조(임금대장 및 임금명세서) ① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.

② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.

근로기준법

제27조(임금대장의 기재사항) ① 사용자는 법 제48조제1항에 따른 임금대장에 다음 각 호의 사항을 근로자 개인별로 적어야 한다.

1. 성명

2. 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보

3. 고용 연월일

4. 종사하는 업무

5. 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항

6. 근로일수

7. 근로시간수

8. 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간수

9. 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액(통화 외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액)

10. 법 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 그 금액

② 사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대해서는 제1항제2호 및 제5호의 사항을 적지 않을 수 있다.

③ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 근로자에 대해서는 제1항제7호 및 제8호의 사항을 적지 않을 수 있다.

1. 법 제11조제2항에 따른 상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장의 근로자

2. 법 제63조 각 호의 어느 하나에 해당하는 근로자

근로기준법 시행령

사용자는 임금을 지급할 때마다 임금대장을 작성하여 3년간 보존하여야 합니다.

임금대장에 포함될 내용은 분쟁 예방·해소에 필수적인 성명, 생년월일, 사원번호, 임금 등 시행령에 규정되어 있습니다.

구분	생략해도 되는 내용
일용근로자	근로자 정보와 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항
5인 미만 사업장	근로시간수, 연장·야간·휴일 근로시간수
감시·단속 근로자 및 관리·감독·기밀 업무 종사자, 농림·축산·수산·양식 사업 종사자	근로시간수, 연장·야간·휴일 근로시간수

임금대장은 수기 외에 컴퓨터 등 전자문서로도 작성 가능합니다.

파일로 보관했어도 해킹, 바이러스 등으로 문서를 확인할 수 없다면 법 위반의 책임을 질 수 있습니다.